Anpassa inköpsverksamheten till företagets strategi

Företag som kommer till Vintly för att få hjälp har några saker gemensamt; de är ambitiösa och vill skala upp, de längtar efter automatisering och de älskar siffror. Dessutom strävar de efter att övervaka sina leverantörsrelationer, hantera hundratals till tusentals beställningar per år och ett begränsat team för att hantera och spåra inköp och inbounds; en komplex ekvation som, om den inte löses, resulterar i ineffektivitet och onödigt kostsamma operationer.

‍

Denna ineffektivitet visar sig i form av oförutsägbart kassaflöde, dålig lagerhantering och förseningar i tid till marknaden. Och även om ledningen och verksamheten i teorin är överens om strategin för hur dessa problem ska hanteras, är genomförandet nyckeln till att faktiskt uppnå de önskade resultaten. I den här fallstudien har vi därför sammanfattat några av de vanligaste utmaningarna som våra kunder står inför och hur de vände sig till Vintly för att övervinna dem. 

‍

Den typiska Vintly-användaren

Men innan vi går in på resultatet av implementeringen, låt oss presentera två vanliga Vintly-användare: koordinatorn och chefen.

Koordinatorn är en supply chain professionell person med erfarenhet från inköp, inkommande planering och/eller logistik. De vet att det ofta känns som en virvelvind att befinna sig mitt i verksamheten på supply chain , där proaktivitet är en avlägsen dröm och verkligheten handlar om att släcka operativa bränder för att hålla leverantörerna på rätt spår, förhindra förseningar och kvalitetsproblem samt säkerställa stabila lagernivåer. För koordinatorn handlar de flesta dagar om att lägga inköps- och inkommande pussel med hjälp av Excel, e-post, manuell uppdatering av ERP-systemet samt att hålla organisationen informerad om lagernivåerna. 

‍

Chefen handlar om data och prestandaoch att dela denna information med andra delar av organisationen för att öka transparensen inom området supply chain och inbounds. Chefen förlitar sig i hög grad på koordinatorn för datainsamling och statusrapportering och ansvarar för att förse koordinatorerna med relevanta verktyg för att hjälpa dem att utföra sina uppgifter på effektivast möjliga sätt, vilket i sin tur kan möjliggöra spårning i realtid av supply chain prestanda; till exempel leveransprestanda, leverantörsprestanda och kassaflödesförväntningar.

‍

‍

Implementering av Vintly

Med Vintly har våra kunder framgångsrikt implementerat en avancerad plattform för hantering av inköpsorder som är skräddarsydd för deras behov. Tack vare ERP-integrationer kan data och orderuppdateringar röra sig sömlöst mellan plattformar och avlasta resurser från repetitiva och tidskrävande manuella systemuppdateringar. Implementeringen har underlättat effektiv hantering av inköpsorder, förbättrat leverantörskommunikationen och möjliggjort spårning i realtid av alla uppdateringar av inköpsorder.

Ur ett användarperspektiv har plattformen gett en heltäckande insyn i deras inköpsprocesser och underlättat effektiv hantering av inköpsorder, automatiserad leverantörskommunikation samt möjliggjort spårning i realtid av alla inkommande leveranser. 

Ur ett ledningsperspektiv har plattformen frigjort de data som krävs för att fatta välgrundade beslut och följa utvecklingen genom hela produktionen och inkommande supply chain.

Nedan listar vi några specifika nyckeltal som uppnåtts med Vintly.

‍

1. Centraliserad upphandling 

Med Vintly kan varumärken uppnå en centraliserad upphandlingsprocess. Alla inköpsorder, prislistor och orderuppdateringar hanteras nu i ett enhetligt system. Denna centralisering förenklade inköpsarbetsflödet, minskade dubbelarbete och säkerställde konsekvens i leverantörsinteraktioner, vilket skapade ett mer förutsägbart kassaflöde och förbättrade finansiella prognoser.

‍

2. Effektiviserad hantering av inköpsorder

Plattformen effektiviserade processen för hantering av inköpsorder. Inköpsorder synkroniseras mellan Vintly och affärssystemet och när de väl är i Vintly kan teamet lägga till viktiga milstolpar och följa upp deadlines för varje order gentemot leverantörerna. Alla orderuppdateringar överförs tillbaka till affärssystemet, vilket eliminerar uppgiften med manuella ERP-uppdateringar, vilket resulterar i färre fel och en snabbare upphandlingscykel.

‍

3. Samarbete med leverantörer

Automatiserade kommunikationsverktyg inom plattformen har gjort det möjligt för våra användare att samarbeta effektivt med leverantörer. Orderbekräftelser, leveransaviseringar och leveransscheman delas och uppdateras i realtid, vilket gör att man slipper oändliga excelark och e-posttrådar. Tack vare denna realtidskommunikation har våra kunder upplevt förbättrade leverantörsrelationer, färre missförstånd och snabbare problemlösning, vilket ger en stabilare och mer tillförlitlig supply chain.

‍

4. Synlighet för inkommande material i realtid

Plattformen ger insyn i realtid i pågående inköp och inkommande varor. Projektledare och inköpsteam kan övervaka och spåra artiklar i transit och förutse brister och förseningar. Denna insyn möjliggör proaktiv lagerhantering, förhindrar förseningar på grund av materialbrist och optimerar lagernivåerna för att minimera lagerkostnaderna.

‍

‍5. Prestationsuppföljning och dataanalys

Vintly gör det möjligt för användare att granska och extrahera all data relaterad till inköpsprocessen, inklusive leverantörs- och leveransprestanda. Detta datadrivna tillvägagångssätt gör det möjligt för användarna att få tillgång till realtidsdata och granska prestandan för sina verksamheter på supply chain . De behöver inte längre lägga ner mycket resurser på att samla in data, utan den uppdateras automatiskt och finns tillgänglig när som helst, vilket innebär att mindre tid läggs på datainsamling och mer tid på att förhandla fram bättre villkor med leverantörer, optimera inköpsstrategier och identifiera potentiella flaskhalsar.

‍

6. Effektiv inkommande logistik

Med Vintly kan användarna spåra försändelser under transport, förutse ankomsttider och samordna leveransscheman på olika mottagningsplatser. Detta har resulterat i färre leveranser i tid, färre kompletterande inköp i sista minuten samt optimerade projekttidslinjer och time-to-market.

‍

Slutsats

Våra kunder inser behovet av att automatisera och skala upp sin verksamhet, och att manuella verktyg som Excel och e-post ofta leder till ineffektivitet som inte hjälper dem att nå sina strategiska mål. Genom att implementera Vintly har de framgångsrikt omvandlat sina supply chain processer - från repetitiva, tidskrävande uppgifter till strömlinjeformade, automatiserade arbetsflöden. Centraliserad upphandling, effektiviserad orderhantering, effektivt leverantörssamarbete och insyn i realtid har gett dem möjlighet att uppnå betydande kostnadsbesparingar, större skalbarhet, förbättrad effektivitet och kortare projekttider.